Elektronických dokumentů mezi organizacemi: Jak to funguje?

Vedení elektronický dokument (EDM) - rychlý způsob, jak sdílet informace založené na používání elektronických dokumentů s virtuálními podpisy. Ten již dávno uznáno ve vyspělých zemích světa jako účinný nástroj pro provozní činnost.

srdeční

Elektronických dokumentů mezi organizacemi - soubor postupů pro vytváření, zpracování, správy, přenosu, získávání, údržbu, používání a likvidaci dokumentů. Všechny tyto procesy jsou prováděny po kontrole integrity a potvrzení o přijetí těchto dokumentů.

Pravidla pro oběh dokumentů mezi právními subjekty se provádí na základě dohody obou stran. Výměna informací se provádí pomocí telekomunikačních zařízení a dokumenty uložené na elektronických médiích. Doba použitelnosti účetních údajů by neměla překročit to, co je nastavena na legislativní úrovni.

Organizace mohou vzájemně komunikovat formálních i neformálních dokumentů s podpisy účastníků. V podnikatelské sféře to může zahrnovat: faktury, smlouvy, faktury, smlouvy, dohody, objednávky, oznámení, plné moci atd Informace mohou být přenášeny ve formě textu, tabulkové a grafické soubory.

Účelem zavedení EDI

Předpokladem pro zavedení EDI může být:

• redukce rutinní práce;
• snížení ztráty dokumentů;
• „Transparent“ Práce s dokumenty;
• zvýšit výkon disciplínu - zpřístupnění dokumentů ve stanoveném časovém intervalu, atd ...

Mezi kvantitativní cíle lze identifikovat následujícím způsobem:

• Zkrácení doby pro zpracování dokumentu 10krát.
• Snížení administrativních nákladů na polovinu.

Elektronických dokumentů mezi organizacemi: Jak to funguje?

V souladu s vnitrostátními právními předpisy, elektronické dokumenty mezi organizacemi se uskutečňuje se souhlasem obou stran. Pro výměnu dat, je nutné, aby všichni účastníci byli připojeni k zařízení provozovatele. Dále musí uživatel odeslat žádost o přidání do seznamu protistran. Poté, co účastníci potvrzení systém může komunikovat.

EDI modul bude muset provést následující funkce:

• Vyzvat protistrany k výměně dat.
• Generovat adresář.
• Integrace s účetním softwarem, jako je 1C.
• Podepisovat a šifrovat dokumenty.
• Struktura korespondence.
• Monitorovat stav dopisů.

Elektronický dokument mezi organizacemi provádí pomocí certifikátů. Připojení k serveru a ověřování se provádí prostřednictvím osobního digitálního certifikátu. Elektronický podpis je vydán každému uživateli systému uložené na elektronických nosičích chráněných a token kódu PIN. Uživatel musí zadat své přihlašovací heslo k osobnímu kanceláři. Teprve poté, že budou mít přístup ke svým dokumentům.

Zahájit proces výměny může kterýkoli člen organizace, připojen k systému. Před odesláním dokumentu na jinou stranu, musí být podepsána elektronickým podpisem. Tato operace se provádí pomocí „Crypto“ programu. Dokument je odeslán prostřednictvím EDI. zhotovitele zaměstnanec obdrží oznámení o novém dokumentu. Pokud to přijme, on také klade EDS. Chcete-li provést změny v dokumentu, vytváří novou elektronickou verzi. Po dokončení úprav Chcete-li uložit změny pomocí elektronického podpisu. Tento dokument je pak poslán na změny vůči protistraně. Pokud je to nezbytné, aby elektronické informace odpovídající.

Chcete-li znovu provést změny, pak je celá procedura opakuje znovu. Pokud nároky na nové verzi není k dispozici, dokument je respektován. Konečný vzorek se považuje za být podepsána dvěma elektronickým podpisem. verze Ce dokumentu uloženy na serveru a jsou k dispozici k nahlédnutí. Jakmile je vzorek uveden stav proudu na změnu dokument nebude fungovat. Frustrovaný smlouvy udělen status „zrušeno“. Zde je návod, jak vytvořit elektronických dokumentů mezi organizacemi.

zařízení

Co je potřeba k elektronických dokumentů mezi organizacemi? Za prvé, musíte zvolit poskytovatele služby a nainstalovat speciální software k výměně informací. Za druhé, s každou protistranu, se kterými se organizace hodlá provést e-maily, budete muset podepsat „Dohodu o výměně elektronických dokumentů.“

Je také nezbytné stanovit EDI server, na níž jsou uloženy všechny dokumenty. To může být tak zařízení zákazníka a „cloud“ skladování. Přístup k datům z vnější strany systému pomocí aplikace, která je nainstalována v zařízení organizace. Vzájemné ovlivňování počítače se serverem probíhá přes protokol HTTP s šifrováním volitelný SSL 128. Přístup k dokumentům se provádí pouze prostřednictvím rozhraní aplikace a po absolvování ověření.

projekt EDC

Proces automatizační projekt může trvat od několika měsíců do několika let. Termín je přímo závislá na počtu procesů, které potřebují automatizaci, zdroje a finanční způsobilosti organizace. Přehled obrázků obvod, kterým se provádí EDC takto:

• Vytvoření pracovní skupiny.
• Tvorba cílů, termínů a rozpočtu.
• Studium stávajících procesů.
• Rozvíjet práci.
• Systém Vyrob EDI.
• Podpisu dohody o provedení SED.
• Přijetí nařízení.
• Náplň systémových adresářích.
• zaškolení obsluhy.
• Provádění předběžné testy.
• Publikace o realizaci zakázky SED.
• Další vývoj softwaru a pracovních předpisů.
• Zahájení pilotního projektu.
• Celoplošný přechod na EDI.

Chyby implementace EDI

V procesu automatizace dokumentů by měla být věnována zvláštní pozornost procesům, v nichž zákon vyžaduje přítomnost papírovém nosiči. Duplicitní papírové dokumenty v elektronické podobě, je nemožné. Tím se výrazně zpomaluje proces práce a způsobit negativní postoj k automatizaci celého procesu. Pro provádění dvojí práci nikdo zaplatí.

V procesu zavádění nových předpisů by měly být vytvořeny pro práci s dokumenty, personálem vlaku, a teprve potom zapojit se do plného provádění. Toho lze dosáhnout pouze tehdy, když zprostředkovat zaměstnancům výhody používání nových technologií.

Další populární chyba - špatná studie Sed požadavků. Pokud mají uživatelé pracovat v nezkonfigurované systém, pak se proces EDI se liší od přijaté v organizaci.

Elektronických dokumentů mezi organizacemi: klady a zápory

výhody:

• Redukce, aby předal originální dokumenty nákladů pošty.
• Šetří místo pro ukládání dokumentů. To vše je uloženo v elektronické podobě.
• Snadné použití. Odeslání zásilky se provádí z jediného místa. Rychlé vyhledávání dokumentu neseného stavu (odeslaných a přijatých přijat r. D.).
• Okamžité dodání. Veškeré informace dostane zaslána příjemci během několika sekund.
• Tento dokument nemůže být ztraceno až do uplynutí jeho skladování v systému.

nevýhody:

• Chcete-li používat produkt, který je třeba zakoupit licenci, která stojí peníze.
• Komunikují často jen mezi účastníky téhož systému.
• Elektronických dokumentů mezi organizacemi v 1C nebo používat jiný software se liší od dříve používaného schématu. Se zavedením nového algoritmu, všichni zaměstnanci mají dotazy týkající se výkonu činnosti.
• Technické vybavení. Před zavedením organizaci EDI potřebuje na nákup vybavení a připravovat pracovníky pro správu nového systému.
• EDM se provádí pomocí elektronického podpisu, jehož platnost je jeden rok. Je třeba sledovat a okamžitě aktualizovat certifikáty. Je také nutné řídit akce dodavatelé certifikátů, aby se předešlo problémům s daní.

právním předpisem

Co normativní akty regulován elektronických dokumentů mezi organizacemi? Ruská legislativa zahrnuje federálního zákona №63 «, o elektronickém podpisu“, pravidla dokumentů ve federální daňové služby jsou registrovány v pořadí ministerstva financí počtu MMV-7-2 / 168. Organizations EDI mezi zakázek na základě Finance № 50N. Podmínky primární výměny účetních dokladů v elektronické podobě předepsané v počtu Federální daňová služba Order MMV-7-6 / 36 @. Všichni provozovatelé v procesu činnosti EDM by se měla řídit podle vyhlášky spolkového daňového služby № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Elektronických dokumentů mezi organizacemi „VLSI“ poskytuje zákazníkům následující výhody:

• Mohou odesílat dokumenty pro všechny organizace, která je registrována na území Ruské federace. V případě, že protistrana není účastníkem systému „VLSI“, zaměstnanec prostě obrátit se zástupcem organizace a pošle ji na e-mailovou pozvánku k účasti v systému. Bezprostředně po potvrzení bude výměna informací mezi účastníky být prováděny bez prostředníků.
• Instalovat software do počítače není nutné. Stačí mít aktuální verzi prohlížeče a přístup k internetu.
• Chcete-li pracovat s daty nepotřebuje speciální program. V případě, že zpráva byla původně připravena v softwaru třetích stran, jako je například 1C, je možné konfigurovat integraci se systémem „VLSI“.
• Standardní podoba dokumentu není nastaveno. Můžete posílat textové a tabulkové soubory, obrázky a tak dále. D.

SKB "Kontur"

Jeden z prvních softwarových vývojářů v Rusku se rovněž podílí na dodávkách zařízení, jehož prostřednictvím elektronických dokumentů mezi organizacemi. „Contour“ DiaDoc vyvinuli systém, který výměnu elektronických dokumentů. Charakteristickým rysem tohoto systému je, že přístup k údajům lze získat při pobytu v zahraničí. Za tímto účelem společnost vyvinula v roamingové tarify. Pokud je to žádoucí, data mono přístup přes API.

Co budete potřebovat?

Chcete-li připojit EDI, potřebují koupit:

• licencovaný software;
• Server;
• modernizovat vybavení;
• vlak zaměstnanců;
• přizpůsobit a integrovat ECM pro použití interních aplikací.

Tyto investice je třeba realizovat tak, aby bylo možné připojit elektronický dokument mezi organizace? Zahrnutí nákladů na konzultaci s technickou podporu a aktualizace softwaru SED - druhá etapa investice. Tyto náklady budou muset platit měsíčně.

závěr

Chcete-li vyměnit papír založený na e-mailu přijde. To nejen snižuje náklady na organizaci k řízení procesů, ale také zvyšuje efektivitu podnikání jako celku. Do EDI úspěšně fungovat, je třeba jasně formulovat cíle a realizaci systému pro správné nastavení zařízení.