Kontrolní seznam - co to je? Jak mohu zkompilovat kontrolní seznam?

Být včas dělat všechno, nezapomeňte na nic a nedělejte chybu! Budete překvapeni, ale s takovými myšlenkami, že spousta moderních lidí spí nebo vstane ráno. Jaké metody a prostředky se nepoužívají ke zvýšení profesionální a osobní produktivity. Někdo dá na osobních elektronických zařízeních budíky a připomenutí, někdo "ve starém módě" pasuje vše kolem sebe s barevnými samolepkami. Existuje však i jedna velmi výhodná volba, která funguje - kontrolní seznam. Co je to a je tento kouzelný nástroj pro každého?

Magické seznamy ověřené v letech

Předpokládá se, že zpočátku se kontrolní seznamy začaly používat v letectví. Ovládání letadla zahrnuje řadu provedení několika složitých operací v určité sekvenci. A bez systému připomínek může dokonce zkušený pilot s asistentem chybět a chyby v takovém případě mohou mít úplné důsledky. Proto je jako další "pojišťovací" letec pro každý let nabídnut kontrolní seznam. Co to je? Ve skutečnosti je seznam skládající se z jednotlivých akcí, které je nutné provést, v tomto případě organizované ve správném pořadí. Vzhledem k tomu, že tento nástroj dokonale funguje v letectví, používali ho také civilisté, jejichž povolání jsou daleko od letectví.

Kdo bude užitečný kontrolní seznam a za co?

Systémy každodenní připomínky budou užitečné pro každou osobu, která chce zvýšit osobní produktivitu. Časové řízení je oblast znalostí, jejíž základní principy a techniky mohou stejně úspěšně využít vůdce, začínající podnikatel a každá domácnost. Pouze specifika se mění, protože každý typ aktivity má svou specifickou povahu. Ve standardní verzi je kontrolním seznamem seznam akcí a úkolů. Pokud je to však nutné, můžete to udělat ve formě seznamu některých jednotlivých položek. Mnoho z nich jsou nákupní seznamy - což jsou ve skutečnosti také kontrolní seznamy, stejně jako jakýkoli kuchařský recept zaznamenaný ve sloupci ve formě souboru komponent s doporučeními pro dávkování. Mimochodem, prakticky ve všech stravovacích zařízeních připomínají takové připomínky v kuchyni kuchaři, aby mohli vařit rychleji, pomocí tipů na hmotnost porce a každého konkrétního produktu používaného v určitém jídle. Nejčastěji je kontrolní seznam vytvořen pro jednu osobu, ale pokud určitý úkol vyřeší skupina osob, seznam také pomůže. V tomto případě je nutné překonat obchodní / konečný cíl na pododstavce, z nichž každý bude vykonávat jeden zaměstnanec. Dále je každý úkol přidělen určitému umělecovi a v případě potřeby sám vykresluje jeho osobní kontrolní seznam.

Obecná pravidla pro sestavování

Chcete-li být více produktivní a spravovat více bez zbytečných povykků, je čas se pokusit vytvořit svůj první kontrolní seznam. Takový plán by měl mít jasnou strukturu a atraktivní vzhled. Je také žádoucí sledovat časovou sekvenci (můžete ji opustit, pokud jsou všechny úkoly neomezené). Vyhněte se dlouhým odstavcům, je žádoucí, aby každý úkol byl vyjádřen v 3-4 slovech a ujistěte se, že používáte slovesa. Jak mohu kompilovat kontrolní seznam, který bude fungovat? Je to jednoduché - vyberte vhodný formát: papír, poznámku v telefonu nebo soubor v počítači. Celkově byste měli mít dva sloupce, první číslo bude zaznamenáno a samotná úloha bude formulována a v druhé bude zaškrtnuto, jak se provede. Odborníci doporučují, aby se neprováděla smazání dokončené činnosti, jmenovitě je označte zaškrtnutím nebo křížkem.

Správně formulujte úkoly

Aby vaše kontrolní seznamy skutečně začaly fungovat, je důležité se naučit, jak správně formulovat úkoly. Případy, které se provádějí pravidelně, nelze na dílčích nátěrech kreslit, ale jednorázové úkoly a pokyny by měly být přednostně rozděleny do dílčích položek. Například: je žádoucí zaznamenat jednání s novými klienty alespoň s 3 notacemi, zvýrazněním témat, o kterých je potřeba diskutovat. Pokud potřebujete odeslat denní přehled, napíšeme úkol s jednou položkou. Ujistěte se, že zapište vše, na co opravdu zapomenete. Chcete-li zkrátit dobu pro podnikání, můžete také vytvořit podrobné poznámky v kontrolním seznamu, například zadat kontaktní informace těch, s nimiž máte v úmyslu kontaktovat.

Užitečné tipy

Někteří obchodní plánovači se doporučují, aby napsali kontrolní seznam úkolu, jako kdyby byli již popraveni. Proto není nutné psát "... ale ..." Hotovo! ". To je poměrně efektivní, pokud jde o psychologii, příjem, ale to bude trvat nějaký čas si zvyknout. Je také vhodné používat značkovací systém. Vyberte nejvhodnější volbu pro sebe: zvýraznění textu, podtržení. Ale snažte se nezúčastnit alokace, jinak dostanete příliš pestrý a jasný kontrolní seznam. Vyplnění seznamu úkolů by mělo být prováděno v jedné barvě a při výběru nepoužívejte více než dvě barvy, což znamená nejdůležitější věc.

Nesnaž se zachytit všechno

Populární otázka mezi těmi, kteří právě začínají pracovat se seznamy případů: kontrolní seznam - co to je, pracovní plán na týden nebo denní? Dlouhodobé cíle a akce musí být zaznamenány samostatně. Kontrolní seznam je mini-seznam, počítaný na jeden den. Celkový počet položek by neměl překročit 20. Jinak se vám to buď nepodaří zvládnout, nebo je přehánět, a tyto dvě možnosti nemají nic společného s produktivitou. Vytvoření kontrolního seznamu se může stát pravidelným večerním nebo ranním rituálem. Na konci dne je čas podívat se do vašeho seznamu a zjistit, zda všechny věci, které jste naplánovali, byly provedeny v správné výši.

Potřebné ověření

Předpokládejme tedy, že jste dokončili sestavení prvního kontrolního seznamu. Co dělat dál? Je to jednoduché, teď je čas pečlivě ji přečíst a zkontrolovat. Za prvé, je důležité, aby nic skutečně nezapomnělo a nemělo by to chybět. Za druhé, během testu můžete něco upravit a podle potřeby přidat. A jen v případě, že vám všechno vyhovuje, můžete provést check-list, abyste mohli pracovat. Snažte se nezapomínejte na včasné zapisování poznámek k provádění práce. Pokud se vám zdá, že vytváření kontrolních seznamů je dlouhé a obtížné, ponořujeme se, abychom vás odradili. Pro pohodlí můžete uložit některé šablony, například seznamy pro shromažďování věcí na služební cestu nebo základní úkoly pro každý den (za předpokladu, že jsou opakovány). Průměrné vyplňování kontrolního seznamu nepřebírá více než 10-15 minut spolu s ověřením, je důležité vybrat pouze čas, kdy vás nikdo a nic neodvrátí.

Nástroj pro analýzu

Kontrolní seznam není jen nástrojem pro připomenutí a zvýšení produktivity. Můžete také použít seznamy úkolů v podnikovém prostředí. Manažer může provést kontrolní seznam svých podřízených as jejich pomocí k monitorování a řízení procesu plnění úkolů. Tento nástroj bude také užitečný, pokud právě začínáte pracovat na sobě, hledáte nejvhodnější metody a možnosti pro distribuci každodenní činnosti. V tomto případě je také nutné každodenně kontrolovat počet nebo procento dokončených případů a nevyřešených úloh a na základě výsledku vytvořit nový program následující den. Ukazuje se, že otázka: "Kontrolní seznam - co je to?" Dá se odpovědět následujícím způsobem: nástrojem pro zvyšování a hodnocení produktivity.