Jak vedou evidenci dokumentů v podniku?

Co je to registrační dokumentace, a to, co bylo pro organizaci? Řekněme, odpověď na tuto otázku v pořadí: první - „co“, a pak - „proč.“

To znamená, že uvedený způsob je fixace po přijetí nebo vytvoření dokumentu. V průběhu jeho happening připevnění speciálního indexu přímo na vytvořené nebo obdržené organizaci práce. Ale to je jen polovina proces. Druhá část - dělat relevantní informace o „nováčky“ v speciálního registračního formuláře. Index se obvykle skládá z několika částí. Za prvé, to je pořadové číslo. Může být doplněn index umělce, nomenklatura případů kvalifikátor příjemce, a tak dále. Komponenty mohou být umístěny v různých sekvencích. Za prvé, například, může být číslo, a - kód nomenklatury a klasifikátor použité mohou být uvedeny na konci. Ale naopak může také sekvence. Mimochodem, přiřazení speciálních místností, také obsahovat kombinaci písmen, vyznačující a registračních z ustavujících dokumentů.

Musím říci, že je společnost nebo podnik by měl být globální registrační dokumenty. To znamená, že by měla být stanovena bez výjimky, obchodních listinách, a to jak příchozí a odchozí.

Dále by mělo být poznamenáno, že registrační dokumentace organizace musí splňovat následující požadavky:

• Single - veškeré zadané vytvořené záznamy nahrané pouze jednou. Pokud budeme mluvit o vnitřních řádů, z oddělení, ve kterém jsou cestující s přiřazenou oddělení na začátku čísla (index). Toto pravidlo platí stejně pro servisní korespondenci a zádi šéf objednávky.
• včasnost - zde máme na mysli, že registrace cenných papírů přijatých z vnějšku, se provádí v den přijetí. Pokud budeme hovořit o interních pokynů, nebo příkazů, které mohou být stanoveny při podpisu odpovědných pracovníků (maximum - druhý den).
• Separace - má osobní fixaci (příchozí, odchozí, objednávky pro každý druh cenných papírů obchodní poznámky, zápisy z jednání, objednávek a tak dále).
• Uniformita - Registrace se provádí vždy podle stejných pravidel. V této podobě zápisu, je irelevantní.
• úplnost esence - při zadávání údajů do registračního formuláře, který chcete zobrazit co nejvíce informací v něm. Zejména pokud jde o obsahu dokumentu.

Kromě toho stanovení všech cenných papírů ve společnosti musí být provedena do jednoho roku (kalendář).

A teď je čas odpovědět na otázku: „Proč?“ Používá se v registračních dokumentech organizace může vyřešit různé úkoly. Zvážit Nejvýraznějším příkladem. Pokud na konci kalendářního roku, aby odebraly a analyzovaly pořadová čísla, můžete sledovat růst informačního toku. Tyto informace mohou vést k oprávněným nárokům tajemníka ke zvýšení jeho platu (jako jednu z možností - o zvýšení počtu členů sekretariátu).