Zakládací dokumenty. Jak archivovat dokumenty?

Před příchodem do dokumentace požadované nejdůkladnější seznámení s velkým počtem nezbytné pokyny týkající se otázek dokumentů a spisové službě. Tyto normy - jsou složité a obsahují velké množství různých malých detailů a nuancí. Jak lemu dokumenty rohový kop? Který obsahuje seznam připojený? Mohu ušít účetních dokladů termoperepletnoy stroj? Začátečník úřednice něco rozbít hlavu.

Hračka?

Na první pohled se postup zápisu případu a uvedení do archivu docela jednoduché, ale praxe ukazuje opak. V případě porušení některého z pravidel instituce úřadu odmítá veškeré obchodní papír, a vy budete muset spustit úlohu znovu. Pokud by taková situace nastala ve svém životě, přečtěte si náš článek - se budeme snažit vyřešit tento problém.

Proč sešita dokumenty? Existují pravidla, za kterých je tento postup regulován? Ano, a je jich mnoho. Hovoříme především o metodických doporučení týkající se vedení případů, které byly schváleny v prosinci 2009, v pořadí Státního archivu. Ve druhém tahu - na GOST 51141, věnovaná archivovat podnikání a řízení kanceláře a který bude obsahovat všechny potřebné definice a pojmy. Kromě toho existují i jiné právní normy, podle kterého zesítěné dokumentace.

Začněme s krytem

V případě, že divadlo začíná s věšákem, pak by naše řízení - a to nejen s krytem. A výběr kartonové „kůry“ - jedna z prvních úkolů v rámci procesu „obal“ dokumentu. Na první pohled nenajdete rozdíl mezi mnoha stávajících odrůd. Ale při pohledu důkladněji, abyste pochopili, že kryt jsou standardní, nestandardní, a jsou určeny pro dlouhodobé skladování.

Nejčastěji se můžete setkat standardního víka Format 229h324 mm. Aplikuje se ve všech případech, kdy je velikost vzorku sešitých listů. Pokud z nějakého důvodu tento dokument má poměrně specifické a vzhled parametry, vyžaduje nestandardní variační kryt. Přejít na poslední mysl týká, v němž jsou dokumenty uloženy od 25 let a více.

Podle právních předpisů, tyto kryty jsou vyrobeny pouze z hladké lepenky z důvodu značného pracovního života. Je třeba přijmout opatření k zachování správného typu dokumentu a jeho vhodnosti pro použití po vážném dobu. Dokumenty, které jsou určeny k dodání v Státního archivu, uložené v krytu z materiálu, jako je například kyselina bez lepenky.

Mluvme o počtu listů

Před podáním správné dokumenty nitě, z nichž všechny jsou požadováno, aby byly přidány ve správném pořadí. Pak číslování postupu, který provádí obvyklým jednoduchým tužkou. Hlavním pravidlem je - to je číslované seznamy, nikoli stránek dokumentu. Arabská číslice připevněn na každý list v pravém horním rohu. Kromě toho jsou naše ochranné známky nejsou povinni „plazit se“ na text. Celkovým počtem listů neplatí zásob dokumentů.

Co nuance existují v číslování? Je-li počet volnými listy dokumenty obsahují písmeno nebo něco podobného, nejprve ve výčtu obálkou, pak zase - každý vložený do svých listů. V případě, že počet příchozích jednotek - více než 250, dělal ji rozdělit do několika svazků. A každý z nich má své vlastní číslování.

V archivu obchodní dokumenty mohou být přítomny, které mají své vlastní samostatné čísla stránek, například vydávání periodického tisku. Nicméně zpracování případ v archivu, které vyjmenoval, mimo jiné, aniž by byla narušena do celkového pořadí.

Je-li vnořená seznam je skvělý formát, se rozhodla rozšířit a číslice v pravém horním rohu. Musí být poskytnuty volný přístup k textu. Pokud se některý z listů vložených fragmentů nemožnosti jejich oddělení, celý tento balíček se označuje jako jeden. V tomto případě je jisté, že sestavování soupisu každého z lepených dílů, který je na zadní straně nebo na volném prostoru. Údaj o vloženého dokumentu o věrohodnosti by měly být v písemné formě, nebo v komentáři k celkovému soupisu s uvedením jména. Nejčastěji se tyto investice jsou na volné noze šeky, příkazy nebo obrázky.

Opravy chyb a seznam dokumentů

V případě, že v průběhu provozu nemá nějaký ne příliš závažné chyby (např., Přeskočí dvojici listů) namísto celé pole opět přečíslování použít označení dopis. V tomto případě se čísla na ostatní listy se nezmění. Eliminace těchto chyb je možné pouze po dohodě s pracovníky archivu. V případě zjištěného hrubou chybou, bude dokument znovu sečteny. Staří čísla, zatímco přeškrtnout tak jemně, jak je to možné a odložil nové. V tomto případě je aktualizován číslování zase údajně z nápisu pojištění.

Bez inventáři máte nebudou přijaty bez archivace. Informace obsažené v něm, název dokumentu, data kreslení, anotace a přímo tabulkou pořadová čísla listů, počet bankovek a (v případě potřeby). Dokončeny veškeré informace o počtu dokumentů v podobě čísel, duplicitní slova, pak vše spolupodepsána ředitelem s podrobnými informacemi Název

Jak podat dokumenty nit

Jelikož postup zesíťování by měly zajistit, aby všechny potřebné materiály a nástroje na dosah ruky. Kromě své vlastní podnikání potřebují šídlo, jehlu, kartony pro podání dokumentů a speciálních vláken. Jako poslední punčoch Motouz bankovní, těžká nebo proshivnymi vlákna L-210. Poslední druh použity pro potřeby úřadu častěji.

Na začátku dokumentu se odstraní ze všech kancelářských sponek a jiných kovových předmětů, pak případ desky jsou hladké čisté zásobník. Na levé straně v oblasti prostoru je tří-jamkové jehla nebo AWL. Umístěte je ve středu nejlepšího volného prostoru určeného pro levé odsazení, tedy vzdálenost asi jeden a půl centimetru. Toto pozorování je důležité - protože jinak by po podání dokumentů budou obtížně čitelné.

Tipy pro pohodlí

Pokud díry mají hladké hrany pro vás velmi důležité, mít děrování. Ale nezapomeňte, že příliš mnoho papíru je „příliš tvrdý“. Ujistěte se, že všechny tři otvory byly umístěny ve výšce rovnoměrně a v odstupu od sebe ve vzdálenosti přibližně 3 cm. Průměrná z nich by se měly pohybovat na střední části stránky.

Aby nedošlo k poškození krycího listu a zhroucení podniku se často doporučuje umístit přední a zadní blikající posílit kartonové proužky. Přes to bude přeskočen nit. Normální jeho velikost - 70 cm, ale v každém případě závisí na tloušťce svazku ..

Jako propíchnout otvor 3

Zde je obsah tohoto algoritmu archivování dokumentů. Za prvé, je jehla prochází středem otvorů, přičemž zůstává zpět na konci závitu. Následovaný vdet na vrcholu svých děr. Výsledkem je, že oba konce stohu zobrazí na obratu šité listů. Jehla je tažena přes dno otvorů a čerpat řetězec na přední straně. Pak znovu vynechat jehlu do středového otvoru. Takže naše nit byla zpracována všemi potřebnými otvory, načež se oba konce jsou upevněny na zadní straně dokladu silný uzel. Udržel konce o délce asi 5 cm.

Přímo na sestavě je přilepen kus papíru se slovy věrohodnosti. Níže se podíváme na technologie jeho výroby.

Dokument lze šít a 4 otvory. Jak na to? Postup není složitý. Čtyři otvory děrované vertikálně symetricky k uspořádání na společné ose. Opuštění ocas závit na zadní straně prvního otvoru, provádění stehů firmware pak vázání uzel, jak je popsáno výše. Firmware by měl být duplikovány dvakrát, aby byla zajištěna životnost a spolehlivost.

nápisu zabezpečování

V další fázi po číslování a firmware - dodání našeho podnikání nápisem pojištění. Co je to? Tato nálepka velikosti 4x6 cm s textem „navlečené dohromady a číslované listy ...“ (jejich počet je označen číslem, a slova). Dále uvádí postavení zaměstnance, prosím dokumentovat datum a vlastnoruční podpis. Chcete-li těsnění certifikaci, je třeba rovněž uvést. Nápis je nalepena na vrcholu uzel nás svázaný špičky vláken, která v tomto případě musí zůstat volný. Podpis představují na konci postupu, při zaschnutí lepidla. To se provádí, aby se zabránilo šíření. Tisk (pokud existuje) připevnění dílu k plechové části na samotném obalu.

A teprve poté, co dohoda šil, číslované, utěsněných podepsána a uzavřena, může být zaslána do archivu.

Pití nápisem pojištění musí být vážné a pozorný. Byla to ona, - doložené důkazy imunity případu. V případě porušení jeho celistvosti nebo zdokumentovat zaujatost nemůže být přijata kontrolní orgány, nebo snad jeho výzvu soudu.

Co a proč šije

Je nutné všechny sešívané dokumenty, vzhledem k podání do archivu nebo v některém z kontrolních subjektů, na které se daňové úřady, penzijní fond a mnoho takových. Nemůžete vzít zpět dokumenty lepené nebo sešité pomocí sešívačky. Jak již bylo uvedeno, v případě řízení nesouladu to prostě nebude akceptovat.

Takové postupy jsou předmětem především dokumenty patřící personál a účetnictví. Ti, kteří dokončili zpracování pozdějšího roku budou uloženy v archivu organizace či podniku. Zvláštní archivní instituce předá věc s předchozím právním retenčního období. Je to dáno zákonem, v závislosti na typu dokumentu. Například nejméně 75 let jsou povinni zachovávat notářských zápisů, knihy a dokumenty z ekonomického důvodu personálních informací.

Trvanlivost konstrukčních výkresů jsou mnohem menší - pouhých 20 let. Fotodokumentace provedeny postarat o 5 let. Archivní instituce budou uloženy v případě veřejných i soukromých podniků. Úkolem jakýchkoli nestátních aktérů - uzavřít s Federální archivní služby této smlouvy.

Je třeba mít na paměti, že tento dokument právo firmware má pouze jeden zaměstnanec, který má tuto povinnost vysvětleny v popisu práce. V případě nekvalitního složeného dokumentu nabízí některé sankce, a to zejména v případě změny či nedostatek některých důležitých stránek.

Vraťme se k technologické pořadače

Výše popsané metod zesítění jsou vhodné jak pro zálohování a daňové kontrole. Ale Podání účetních dokladů, skladovat delší dobu (nad 10 let) by měla být obzvláště silný - nejčastěji na 5 děr. Jistoty je nápis na základě zvláštního hedvábného papíru, aby bylo jasně vidět nálepka nachází pod jednotkou a není pochyb o integritu dokumentu.

Pokud jsou splněny podmínky Úřadu děrování konvenční papírenské Ruční děrovače, pak, je-li to nezbytné, vydat velké objemy papírových dokumentů (například v tisku) používají profesionální vybavení v podobě vrtacích strojů nebo závazné stroje. Tyto mechanismy mají závažné sílu a může být buď ruční, jsou vybavena elektrickým pohonem.

mechanismus stroje

Základem těchto strojů a zařízení - klasický způsob použití pružin. Takové vázání knih Stroj je vybaven zařízením pro perforaci. Další mechanismus dokumentu na jehle jaře plastu, po kterém se horní a dolní části jednotky přidané karton nebo plastové kryty.

Výhodou vazby stroj je možnost lepení velmi rozsáhlých dokumentů. Tloušťka bloku může být až 500 stran. A také - schopnost odstranit nebo doplnit stránky a listy již vázáno dokumentů. Nevýhody jsou velmi vážné, a složitost není příliš vysoká pevnost.

V případě, že knižní vazby stroj pro podávání dokumentů vybaven kovové pružiny, který je nastaven na určitou kroku a děrovaných otvorů, v tomto pořadí, k tomu, papírové bloky se nosí na pružné pružinové oceli, který se potom slisuje a zamčené. Výhody zařízení s kovovými pružinami - další reprezentativní konečné podobě a lepší spolehlivosti ve srovnání s vazebnou plastových pružin. Ale zároveň pro vložení nebo odstranění listů bez poškození nemožné.

Kromě pružiny, jsou zařízení pracující na principu vazby na plastový hřeben, které zuby kroutit. K dispozici je také vázat na spirále, známe na stolní kalendář, notebooků a diářů. Po děrování otvorů v nich navinuté spirály (3-4 otáčí ručně, druhý se automaticky).

Pokrok není v klidu

Co je tepelná vazba? Jedná se o moderní stroj pro podávání dokumentů, které mohou být rychle a jejich neoddělitelné spojení. S termoperepletnyh stroj může splnit velké množství materiálů, jakož i sestavit jednotlivé kopie. Tato varianta je vhodná zejména zaslání zprávy, smlouvy a propagační materiály.

Pracovní stroj tohoto typu pomocí závazných termokoreshkov a termooblozhek mají různé barvy a velikosti. V závislosti na počtu listů vybraných termooblozhka případě, že určitou tloušťku, pak všechny společně umístěny do zařízení. Vnitřní strana krytu koncového chmýří vrstvy polymerního lepidla. Stroj je opatřen topným prvkem, o který se polymer taví a všechny desky jsou utěsněny v horkém vrstvě.